Personvernerklæring

Personvernerklæring
Electric Region Agder tar personvern på alvor. Følgende beskriver vår personvern policy og vår behandling av personopplysninger.

Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er til enhver tid daglig leder i Electric Region Agder som er vår behandlingsansvarlig for personopplysninger.

Hva er formålet?
Formålet med behandlingen av personopplysningene er å kunne planlegge og gjennomføre arrangement, seminar, konferanser, fagfora og workshops; samt å utvikle og drifte felles prosjekter. I dette ligger det også distribusjon av invitasjoner, informasjon og markedsføring for våre arrangementer, aktiviteter, prosjekter og fora.

Hvilke personopplysninger behandles?
Hvilke personopplysninger som blir samlet inn avhenger av hvilke formål det skal brukes til. Vi samler ikke inn mer enn nødvendig. Ved påmelding til aktiviteter, kurs og konferanser bruker vi organisasjonstilknytning (bedrift), fullt navn, e-post, og i noen tilfeller personens eller bedriftens betalingsinformasjon. I tillegg behandler vi opplysninger om våre medlemsbedrifter, men dette defineres ikke som personopplysninger. Ved påmelding til åpne markedstiltak som for eksempel: nyhetsbrev, webinar og kurs/konferanser, vil det kunne samles inn bedrift, navn, e-post og telefonnummer.

Hvor hentes opplysningene fra?
For å delta på våre aktiviteter, få tilsendt informasjon, innhold eller annet materiell fra Electric Region Agder trenger vi enkle personopplysninger fra deg. Electric Region Agder sender kun ut informasjon til de gjeldende kontaktpersoner som aktivt har gitt oss sine personopplysninger. Dette kan ha skjedd ved, men ikke begrenset til, innmelding i foreningen, påmelding til nyhetsbrev, deltakelse under kurs/konferanse, aktivitet og/eller digital kursdeltakelse eller forum.


Personopplysninger i forbindelse med aktive medlemskap
Når det gjelder personopplysninger i forhold til aktive medlemskap i Electric Region Agder regner vi et betalt medlemskap som samtykke til at vi kan sende ut vår basis informasjon for drift av foreningen til kontakt personer i deres virksomhet. Disse har dere selv gitt oss eller bekreftet via innmeldingsskjema og profiloppdateringslenke som dere mottar regelmessig og der dere selv kan oppgi kontakt informasjon til kontaktpersoner hos dere.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?
Det er ikke mulig å gjennomføre Electric Region Agders kjernevirksomhet uten et minimum av personopplysninger. Ved deltakelse på konferanse trengs personopplysninger tilknyttet fakturainformasjon og oppfølging av denne. Det er ikke-sensitive personopplysninger som fullt navn, telefonnummer, e-post, stillingstittel, bedriftsnavn og bedriftsopplysninger. Store deler av vårt informasjonsmateriell, kurs og evt. webinarer blir distribuert via e-post. Dette er derfor opplysninger Electric Region Agder samler inn for å kunne levere det innholdet eller tjenesten som er forespurt. Vi bruker oppgitt epost og navn til oppfølging og informasjon. Det er derfor ikke frivillig om du ønsker å gi Electric Region Agder dine personopplysninger om du er medlem eller vil benytte deg av våre tjenester og tilbud.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Våre kontaktlister blir brukt aktivt i sammenheng med nyhetsbrevtjenesten MailChimp (https://mailchimp.com/legal/privacy/) som vi har databehandler avtale med. Denne tjenesten bruker vi for å distribuere relevant innhold mot disse personene i det nevnte nettverket. Hvis en gitt aktivitet som, men ikke begrenset til: konferanse, arrangement, webinar eller kurs blir gjennomført med en verifisert ekstern samarbeidspartner, kan personopplysninger bli delt med dem. Vi vil i slike tilfeller verifisere at ekstern part ikke bruker personopplysninger til andre formål. Utover dette blir verken hele eller deler av våre personlister/delt med tredjeparter.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
For å ikke motta kommunikasjon fra Electric Region Agder kan du selv melde deg ut av vår e-postliste i hver eneste e-post vi sender ut. Ønsker du å ikke få dine personopplysninger delt med tredjeparter som MailChimp må du ta direkte kontakt med oss (kontaktinformasjon under). Hvis du som deltaker av et kommende arrangement i regi av Electric Region Agder ønsker å få dine personopplysninger fjernet, kan ikke dette gjøres før evt. faktura er betalt. Vi vil også måtte oppbevare enkelte personopplysninger for å oppfylle bokføringloven.

Hvilke rettigheter har du
Som registrert i Electric Region Agders medlems- eller kontaktliste har du rett til å få innsyn i alle personopplysninger vi har om deg. Du har også rett til å få alle dine personopplysninger slettet, gitt at det ikke strider mot bokføringsloven. Norsk lov er gjeldende. Fra Juli 2018 er EU-forordningen GDPR innlemmet i norsk lov og vi forholder oss til den.

Hvordan sikres opplysningene?
Dine personopplysninger blir lagret sikkert i våre egne IT systemer levert av Microsoft, Nyhetsbrev-plattformen MailChimp, og i vår webløsninger og medlemsregister (electricregionagder.no) som blir driftet hos vår leverandør Frameworks AS.

Vi har databehandleravtaler med samtlige av disse som sikrer personvern, innsyn og sikker lagring.

Hvis listene med personopplysninger flyttes mellom et av de nevnte systemene eller til verifiserte tredjeparter (som nevnt over), vil eksport-filen bli behandlet med stor forsiktighet, og når flyttingen er gjennomført vil den midlertidige filen slettes innen rimelig tid hos alle aktører involvert.

Vårt nettsted bruker informasjonskapsler (cookies)

Hva er en informasjonskapsel?
En informasjonskapsel, ofte kalt cookie, er en tekstfil som lastes ned og lagres på datamaskinen når du besøker et nettsted. Informasjonskapselen kan benyttes til å lagre tidligere brukerinnstillinger, registrere hvilke sider du besøker og hvilke valg du gjør mens du bruker dem.

Samtykke
Ved å benytte Electric Region Agders nettsted (electricregionagder.no) samtykker du i at vi kan lagre informasjonskapsler i din nettleser. De fleste moderne nettlesere (Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera, etc.) er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk. Dersom du ønsker å deaktivere informasjonskapsler for din nettleser, kan du gjøre dette via nettleserens sikkerhetsinnstillinger. Mer om fremgangsmåte nederst på siden.

Hva bruker Electric Region Agder informasjonskapsler til?
Electric Region Agder benytter aldri informasjonskapsler i den hensikt å kartlegge enkeltpersoners bruksmønster eller annen informasjon som vil kunne krenke personvernet.

Electric Region Agder bruker informasjonskapsler til følgende formål:
• for å lagre brukerinnstillinger — som f.eks. filter, søk, tekststørrelse, språk …
• for å håndtere pålogging og sesjoner
• for å samle statistikk til å forbedre Electric Region Agders nettside
• for å integrere sosiale mediefunksjoner som gjør det enklere for våre brukere å dele innhold


Electric Region Agder bruker Google Analytics for å få web statistikk på vårt nettsted. Det medfører at din bruk av våre nettsider, inklusiv din IP-adresse, kan bli overført til Google. Electric Region Agder benytter Google Analytics anonymiseringsfunksjon som sørger for at de siste sifrene i brukerens IP-adresse blir maskert ved innsamling. IP-maskeringen skjer så snart data er mottatt av Google Analytics før det blir lagret, og blir behandlet i tråd med Googles personvernpolicy.

Her finner du en detaljert oversikt over informasjonskapsler som brukes på electricregionagder.no